Política de privacidad

Esta política explica qué datos personales trata la plataforma Unify Edu, para qué los usa, con quién los comparte, cuánto tiempo los conserva y cómo ejercer los derechos sobre ellos. Aplica a la aplicación web (app.unifyedu.net), a las aplicaciones móviles Unify Edu para Android y iOS, y al sitio unifyedu.net.

1. Quién es responsable

Unify Edu es un servicio de UnifyEdu, con domicilio en Heredia, Costa Rica. Contacto de privacidad: info@unifyedu.net

Unify Edu es una plataforma de gestión escolar que contratan los centros educativos. Por eso los papeles se reparten así:

• El centro educativo es el responsable de la base de datos de su comunidad: decide qué datos registra sobre estudiantes, familias y personal, y con qué fines educativos.
• UnifyEdu actúa como encargado del tratamiento: almacena y procesa esos datos por cuenta del centro educativo, según sus instrucciones y solo para prestar el servicio.

Para los datos de quien escribe directamente a UnifyEdu (por ejemplo, a info@unifyedu.net), UnifyEdu es el responsable.

2. Qué datos se recolectan

Datos de cuenta. Nombre, correo electrónico, rol (administración, docente, familia o estudiante), centro educativo y grupo o sección. Las cuentas las crea el centro educativo; la plataforma no permite el registro abierto.

Datos académicos y escolares. Calificaciones y evaluaciones, asistencia y justificaciones de ausencia (que pueden incluir motivos de salud cuando la familia los indica), registros de conducta, reportes diarios, material de clase y eventos del calendario escolar.

Expediente del estudiante. Fotografía del estudiante, datos de contacto de la familia, contactos de emergencia y, cuando la familia decide registrarla, la ubicación de la vivienda en el mapa.

Comunicaciones. Mensajes, conversaciones de chat, anuncios, publicaciones del muro, respuestas a formularios y los archivos que se adjuntan en cualquiera de ellos, además de las confirmaciones de lectura.

Asistente de ayuda (aplicación web). Las preguntas que se escriben al asistente de ayuda con inteligencia artificial y las solicitudes de soporte.

Datos técnicos. Identificador para enviar notificaciones al dispositivo, versión de la aplicación, registros de errores de la aplicación web y registros técnicos del servidor (como la dirección IP y la fecha de acceso) que generan los proveedores de infraestructura.

Correos electrónicos. Los correos que envía la plataforma (activación de cuenta, informes, avisos) incluyen un indicador de apertura que registra si el correo se abrió.

La plataforma no usa herramientas de analítica de terceros, no muestra publicidad y no rastrea la actividad de las personas usuarias en otras aplicaciones o sitios.

3. Cómo se recolectan

• El centro educativo registra la mayoría de los datos (cuentas, grupos, calificaciones, asistencia, conducta).
• Las familias, docentes y estudiantes aportan datos al usar la plataforma: mensajes, formularios, fotografías, contactos de emergencia y ubicación de la vivienda.
• Las aplicaciones móviles solo acceden a funciones del dispositivo con el permiso del sistema operativo y cuando la persona usa la función que lo necesita:

Estos permisos se pueden retirar en cualquier momento desde los ajustes del dispositivo. Negarlos solo desactiva la función correspondiente.

4. Para qué se usan los datos

• Prestar el servicio de gestión escolar que contrató el centro educativo.
• Permitir la comunicación entre el centro educativo, el personal y las familias.
• Enviar notificaciones y correos relacionados con el servicio.
• Responder consultas y solicitudes de soporte.
• Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir usos indebidos y corregir errores.
• Cumplir obligaciones legales.

Los datos no se venden, no se usan con fines publicitarios y no se usan para crear perfiles comerciales. Los datos recolectados para un fin no se reutilizan para otro sin una nueva autorización, salvo que la ley lo permita.

5. Con quién se comparten

Dentro del centro educativo. Cada persona ve solo lo que su rol permite: el personal autorizado ve los datos de su centro; cada familia ve los datos de sus propios estudiantes; cada estudiante ve los suyos. Los datos de un centro educativo no son visibles para otros centros.

Proveedores de servicio. UnifyEdu usa proveedores externos para operar la plataforma. Todos tratan los datos solo para prestar su servicio y están obligados contractualmente a protegerlos con un nivel igual o superior al de esta política. Son de estas categorías:

• Infraestructura en la nube: alojamiento, base de datos, almacenamiento de archivos, autenticación y envío de notificaciones. Tratan todos los datos de la plataforma.
• Mapas: muestran el mapa para ubicar la vivienda. Reciben la ubicación de la vivienda.
• Inteligencia artificial: procesan las preguntas escritas al asistente de ayuda de la aplicación web para generar la respuesta.
• Envío de correo electrónico: entregan los correos de la plataforma. Reciben el correo, el nombre y el contenido del mensaje.
• Registro de errores: reciben datos técnicos de los errores de la aplicación web para poder corregirlos.

La lista actualizada de proveedores está disponible a solicitud en info@unifyedu.net.

Autoridades. Cuando una ley o una orden de autoridad competente lo exija.

Transferencia internacional. Algunos de estos proveedores almacenan o procesan datos en servidores ubicados fuera de Costa Rica, incluidos los Estados Unidos. En todos los casos se aplican las mismas garantías de esta política.

6. Personas menores de edad

La mayoría de estudiantes son personas menores de edad. Sus datos los registra el centro educativo, que es responsable de contar con el consentimiento de sus madres, padres o personas encargadas legales, según la Ley N.° 8968. Unify Edu no muestra publicidad, no comparte datos de estudiantes con fines comerciales y limita lo que cada estudiante puede ver y hacer en la plataforma.

7. Seguridad

• Toda la información viaja cifrada (HTTPS/TLS) y se almacena cifrada en los servidores de los proveedores.
• El acceso se controla por rol y por centro educativo, con reglas de seguridad en el servidor.
• Solo el personal de UnifyEdu que lo necesita para operar o dar soporte puede acceder a los datos.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte datos personales, UnifyEdu lo comunicará al centro educativo y a las personas afectadas según lo que establece la ley.

8. Cuánto tiempo se conservan

• Los datos se conservan mientras el centro educativo mantenga el servicio contratado.
• Los hilos de mensajes y sus adjuntos se eliminan automáticamente 18 meses después del último mensaje.
• Cuando un centro educativo termina el servicio, sus datos se eliminan dentro de los 90 días siguientes, salvo que el centro solicite antes una copia o que la ley obligue a conservarlos por más tiempo.
• Los registros técnicos y de errores se conservan solo durante el plazo que definen los proveedores para esos servicios.

9. Derechos sobre los datos

De acuerdo con la Ley N.° 8968, de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, y su reglamento, toda persona puede:

• Acceder a sus datos personales.
• Rectificar datos inexactos o incompletos.
• Suprimir sus datos cuando ya no sean necesarios.
• Revocar el consentimiento dado.
• Oponerse a un tratamiento concreto.

En el caso de estudiantes menores de edad, estos derechos los ejercen sus madres, padres o personas encargadas legales.

Como el centro educativo es el responsable de los datos escolares, lo más rápido es dirigir la solicitud al centro. También se puede escribir a info@unifyedu.net; UnifyEdu coordinará la respuesta con el centro educativo dentro de los plazos que fija la ley. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Si la respuesta no es satisfactoria, se puede presentar una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB).

10. Eliminación de cuenta

Las cuentas las crea y administra el centro educativo. Para solicitar la eliminación de una cuenta y de sus datos personales:

1. Solicitarla al centro educativo, o
2. Escribir a info@unifyedu.net desde el correo de la cuenta, indicando el nombre y el centro educativo.

UnifyEdu eliminará la cuenta y los datos personales asociados. Solo se conservarán los registros que el centro educativo deba mantener por obligación legal (por ejemplo, el historial académico), y únicamente durante el plazo que esa obligación exija.

11. Almacenamiento local y cookies

La aplicación web guarda en el navegador la sesión iniciada y algunas preferencias (como el tema visual). Las aplicaciones móviles guardan datos equivalentes en el dispositivo. No se usan cookies publicitarias ni de seguimiento.

12. Cambios a esta política

Cuando esta política cambie, se publicará la nueva versión en esta página con su fecha de actualización. Si el cambio es importante, se avisará también dentro de la plataforma.

13. Contacto

UnifyEdu — Heredia, Costa Rica info@unifyedu.net